احتمال دارد در دوره های مختلفی از حیات شرکت، اعضای هیات مدیره و بازرسین تغییر کنند. بسیاری اوقات هم تمدید اعضای هیات مدیره و بازرسین اتفاق می افتد. اما آیا می دانید چه کارهایی در این زمینه باید انجام دهید؟ اعضای هیات مدیره چگونه تمدید می شوند؟
چه شرکت هایی می توانند تمدید هیات مدیره و بازرسین داشته باشند؟
تمامی شرکت ها می توانند اعضای هیات مدیره را تمدید کنند. در مورد بازرسین هم شرکت هایی مثل مسئولیت محدود که بازرس ندارند، قطعا چنین موضوعی را هم نخواهند داشت.
تمدید اعضای هیات مدیره و بازرسین
برای ثبت شرکت سهامی خاص نیاز به حضور 5 نفر به عنوان اعضای هیات مدیره داریم. از این افراد 2 نفر در نقش بازرس و 3 نفر باقیمانده هم مدیران شرکت هستند. بازرس ها تنها برای یک سال و مدیران هم برای مدت دو سال سمت شان را بر عهده دارند. پس از آن باید این اعضاء عوض شوند؟ آیا می توان آنها را تمدید کرد؟
- وقتی این زمان تمام می شود شرکت ها دو راه حل دارند. اولین راه حل این است که در صورتی که از بهره وری مدیران و بازرسان راضی هستید با همین افراد کارتان را ادامه دهید. برای این منظور مدت تصدی این افراد را باید تمدید نمایید.
- اگر نمی خواهید با بازرسین و مدیران قبلی فعالیت تان را ادامه دهید باید همکاری تان را با آنها قطع کرده و افراد جدیدی را برای این سمت ها انتخاب کنید.
مدارک لازم برای تمدید اعضای هیات مدیره
برای انجام این کار مدارک زیر را آماده کنید:
- نسخه های صورتجلسه را آماده کنید. دقت کنید که همه اعضاء باید همه نسخه های صورتجلسه را امضاء نمایند.
- هیچ کدام از اعضاء نباید سوء پییشنه داشته باشد. در این زمینه باید مدارک لازم را ارائه دهید.
- مدارک تحصیلی و شناسنامه ای اعضای هیات مدیره لازم است.
- تمامی مدارک شرکت را باید تحویل دهید.
- در صورتی که شرکت تغییری داشته است باید آگهی آخرین تغییرات در روزنامه رسمی را ارائه دهید.
قدم های لازم برای تمدید اعضای هیات مدیره
برای انجام این کار باید مراحل زیر را انجام دهید.
- اولین قدم این است که مجمع عمومی عادی را برگزار کنید. در این مجمع باید صورتجلسه ای برای تمدید اعضاء بنویسید.
- پس از آن باید اعضای هیات مدیره و بازرسین صورتجلسه گفته شده را امضاء و تایید نمایند.
- اکنون باید به سامانه اداره ثبت مراجعه کرده و اطلاعاتی که از شما خواسته می شود را با دقت تکمیل نمایید.
- مدارکی که سامانه مشخص می کند را بارگذاری کنید.
- در این مرحله باید برخی از مدارک را به صورت فیزیکی و با پاکت های زرد رنگ مخصوص اداره ثبت، برای این اداره پست کنید. این مدارک شامل صورتجلسه تمدید اعضاء و رسید پذیرش سامانه است. برخی مدارک دیگر هم احتمالا باید پست شود که توسط خود سامانه لیست این مدارک به شما اطلاع داده می شود.
- اکنون شما مراحل لازم را دنبال کرده اید. منتظر بمانید تا کارشناس مدارک شما را بررسی نموده و تایید نماید.
- اگر مدارک تان مورد تایید باشد این موضوع از طریق یک پیامک به شما اطلاع داده می شود البته خودتان هم امکان پیگیری این موضوع از طریق سامانه را دارید. در صورت تایید مدارک باید مراحل را ادامه دهید. اگر مدارک تان تایید نشود و نقصی داشته باشد این موضوع توسط کارشناسان به شما اطلاع داده می شود تا برای رفع نواقص مربوطه اقدام کنید.
- پس از تایید مدارک باید به اداره ثبت مراجعه نموده و دفاتر لازم را امضاء کنید.
- اکنون نوبت به انتشار آگهی در روزنامه رسمی می رسد. هدف از انتشار آگهی این است که عموم مردم از تمدید اعضای هیات مدیره شرکت شما مطلع شوند.
نکاتی که باید بدانید
در این قسمت سعی می کنیم نکات مهمی که در مورد تمدید اعضای هیات مدیره وجود دارد را بیان کنیم. دقت کنید که عدم رعایت نکات هر چند ریز، می تواند کارتان را با تاخیر و مشکل مواجه کند.
- اعضای هیات مدیره در شرکت سهامی خاص از بین سهامداران و برای مدت 2 سال انتخاب می شوند.
- در صورتی که زودتر از 2 سال بخواهید برای تغییر اعضای هیات مدیره اقدام کنید می توانید این کار را انجام دهید.
- سهامداران و اعضای هیات مدیره باید صورتجلسه را امضاء کرده و اسامی شان را هم به صورت کامل بنویسند.
- صورتجلسه ای که امضا می کنید برای همیشه معتبر نیست! این صورتجلسه را باید حداکثر ظرف مدت 3 روز تحویل دهید.
- خوب است برای ثبت بارکد پستی در سامانه اقدام کنید تا در آینده مشکلی برایتان به وجود نیاید.
- در صورتی که می خواهید جهت تمدید اعضای هیات مدیره و بازرسین جلسه تشکیل دهید باید این کار را در 4 ماه ابتدایی سال انجام دهید. البته در دیگر ماه های سال هم می توانید این کار را انجام دهید . در این صورت باید برای تشکیل جلسه مجمع عمومی فوق العاده اقدام کنید. در این جلسه صورتجلسه لازم شکل خواهد گرفت.
تمدید اعضای هیات مدیره چه هزینه هایی دارد؟
برای تمدید اعضای هیات مدیره باید هزینه های مربوط به آن را بپردازید. شاید برایتان سوال باشد که این هزینه ها مربوط به چه چیزهایی است؟
به صورت کلی مبلغ مشخصی برای انجام خدمات ثبتی وجود ندارد. یک دلیل این موضوع می تواند این باشد که هزینه بستگی به پیچیدگی و شرایط شما دارد. هزینه هایی که برای تمدید اعضای هیات مدیره می پردازید از قرار زیر است.
هزینه های لازم برای پرداخت به اداره
برای انجام تمدید باید هزینه های اداری آن را به اداره ثبت شرکت پرداخت کنید. بسته به شرایط شرکت تان این هزینه می تواند متفاوت باشد و به همین دلیل نمی توان مبلغ مشخصی برای آن اعلام کرد. هنگامی که مدارک تان را ارائه می دهید هزینه های دقیق انجام کار به شما اعلام می شود.
هزینه لازم برای آگهی روزنامه
تمامی تغییرات شرکت باید در روزنامه رسمی و کثیرالانتشار به اطلاع عموم برسد. طبیعی است که برای انجام این کار هم باید هزینه ای را به دفتر روزنامه پرداخت نمایید.
این آگهی بسته به تعداد کلمات، روزنامه انتخابی و.. باز هم می تواند هزینه متفاوتی برای شرکت ها در بر داشته باشد. کادر انتخابی تان چه اندازه است؟ سایز فونت انتخابی چند است؟ چه رنگی مد نظرتان است؟ این موارد و برخی موارد دیگر بر قیمت آگهی اثر خواهد گذاشت.
پرداخت کارمزد به شرکت های خدماتی را هم فراموش نکنید
انجام امور خدماتی مخصوصا آن دسته از این امور که روالی اداری دارد، کار ساده ای نیست. برای انجام این موارد باید هزینه های لازم را به شرکت مربوطه پرداخت کنید. شرکت های مختلف برای خدمات شان تا حدی قیمت های متفاوتی می گذارند.
ما در نوین ارقام سعی در ارائه بهترین خدمات با قیمت کاملا منصفانه داریم.
تمدید هیات مدیره در شرکت سهامی خاص
اساسنامه شرکت سهامی خاص در رابطه با انتصاب اعضای هیات مدیره ، زمان مشخصی را اعلام می کند. این زمان 2 سال است. پس از این مدت برای تصمیم گیری در مورد تغییر و یا تمدید اعضای هیات مدیره باید مجمع عمومی تشکیل گردد. ادامه مراحل در این مجمع پیش می رود.
نکته مهم:
در صورتی که زمان لازم برای تمدید و یا تغییر اعضای هیات مدیره در شرکت سهامی خاص فرا برسد اما این کار را انجام ندهید می تواند موجب دردسرهایی شود. در این صورت هیات مدیره و نیز بازرسین باز هم در برابر تصمیمات گرفته شده مسئول هستند و از طرفی در حین انجام امور ممکن است دچار مشکلاتی شوند. مثلا هنگام مراجعه به بانک، شرکت بیمه و… این موضوع برایتان دردسرساز می شود.
تمدید اعضای هیات مدیره در شرکت مسئولیت محدود
برای تمدید اعضای هیات مدیره در قالب مسئولیت محدود قانون خاصی نداریم. هر شرکت می تواند قوانین لازم را در اساسنامه خود بیاورد. بدیهی است که این کار باید با نظر تمامی اعضاء انجام شود. اعضای شرکت می توانند هر زمان که لازم است تغییراتی در اعضای هیات مدیره و بازرسین اعمال کنند.
قوانین مربوط به هیات مدیره
برای تشکیل یک شرکت بزرگ به سرمایه زیادی نیاز داریم. قطعا این سرمایه توسط یک نفر تامین نمی شود. معمولا چند نفر سرمایه شان را به میان آورده و با یک دیگر شرکت را تشکیل می دهند.
به این افراد سهامداران شرکت گفته می شود. هر کدام از این افراد حق و حقوق قانونی خودشان را دارند. چه کسی یا کسانی باید مدیریت امور را بر عهده بگیرند؟ ممکن است برخی از افراد مایل به انجام این کار باشند و برخی به هیچ عنوان چنین فعالیتی را نپسندند.
تشکیل هیات مدیره به این دلیل است که افرادی مسئولیت مدیریت امور مختلف را بر عهده گرفته و از هرج و مرج در شرکت جلوگیری شود. هر چه تعداد سهامداران بیشتر باشد نیاز به وجود هیات مدیره هم بیشتر احساس می شود.
قانون اساسی مواردی را درباره انتخاب، تمید یا عزل اعضای هیات مدیره بیان کرده است. ماده 107 از لایحه اصلاح قانون تجارت موارد زیر را برای ما مشخص کرده است.
- اعضای هیات مدیره باید از میان سهامداران حقیقی یا حقوقی انتخاب شوند.
- شرکت سهامی عام باید حداقل 5 نفر به عنوان اعضای هیات مدیره داشته باشد. در مورد شرکت سهامی خاص عددی برای این مورد تعیین نشده است.
- در اساسنامه و یا هر تصمیم دیگری از طرف هیات مدیره، نمی توان امکان عزل اعضای هیات مدیره را حذف کرد.
سمت اعضای هیات مدیره
بر اساس مواد قانونی که در قانون تجارت مشخص شده است هیات مدیره باید سمت اعضاء را مشخص کند. برای انجام این کار وقتی اولین جلسه هیات مدیره تشکیل می شود اعضاء با توجه به قابلیت هایی که دارند برای سمت های مختلف انتخاب می شوند. مدیر عامل، رئیس و نایب رئیس سمت هایی است که در هیات مدیره داریم.
تخلفات در هیات مدیره
قطعا برای هیات مدیره قوانین مختلفی پیش بینی شده تا از تخلفات مختلف جلوگیری شود. موارد زیر تخلف محسوب می شود.
- گزارش های لازم به بازرسان داده نشود.
- قسمت مشخصی از سود خالص شرکت کنار گذاشته نشود.
- مدیر عامل مشخص نشود.
- در اداره امور مختلف شرکت موردی خلاف قانون پیش برود. جلسات هیات مدیره برگزار نشود.
- مجامع عمومی برگزار نشود.
- وام و امتیازات گرفته شده در جایی خارج از شرکت استفاده شود.
سوالات متداول
اعضای هیات مدیره می توانند بیش از یک دوره فعالیت داشته باشند؟
بله. در این صورت کافی است که فعالیت این اعضاء را از طریق تشکیل جلسه و ارائه صورتجلسه به اداره ثبت شرکت ها، تمدید نمایید.
چه زمانی می توان تمدید اعضای هیات مدیره را انجام داد؟
وقتی انتصاب اعضای هیات مدیره به صورت مدت دار انجام شده باشد و یا موسسین اعضاء را به صورت مدت دار منصوب کرده باشند می توانید تمدید را انجام دهید.
آگهی روزنامه برای تمدید اعضای هیات مدیره ضروری است؟
بله هر تغییر مهمی در شرکت باید در روزنامه رسمی درج شده و رسید آن را هم در مدارک و اوراق شرکت نگه دارید.
چه قدر طول می کشد تا تمدید هیات مدیره انجام شود؟
این کار حدود 2 هفته طول می کشد. بسته به شرایط گاهی ممکن است زمان بیشتری هم احتیاج باشد پس این مورد را در نظر داشته باشید. مثلا اگر عجله دارید و قبل از انجام کاری باید تمدید هیات مدیره انجام شود، زمان لازم را در نظر بگیرید.
تمدید اعضای هیات مدیره از طریق کدام جلسه تصویب می شود؟
این کار در جلسه مجمع عمومی عادی انجام می شود. در این جلسه صورتجلسه ای برای تمدید اعضاء تهیه شده و همه اعضاء آن را امضا می کنند. این صورتجلسه باید به تایید اداره ثبت شرکت ها برسد.
