ثبت شرکت

ثبت شرکت چیست و چند نوع شرکت می توانیم ثبت کنیم؟ کدام شرکت برای کسب و کار ما مناسب تر است؟ شرکت ها در تمام نقاط دنیا برای ساختاردهی به فعالیت های مالی و مدنی تاسیس می شوند و هدف از راه اندازی آنها کسب سود یا منفعتی است که ایجادکنندگان به دنبال آن هستند. این موضوع در هر منطقه، کشور و یا حتی شهری دارای قواعد و قوانین خاصی است که باید توسط علاقه مندان رعایت شود و مبتنی بر آن اقدامات لازم صورت گیرد. در این نوشتار به دنبال بررسی روند ثبت شرکت هستیم و شما را با ابعاد مختلف آن آشنا خواهیم کرد.

ثبت شرکت چیست؟

بدون شک قوانین در هر کشوری به عنوان مبنای عمل محسوب می شوند و شروع هر فعالیتی اعم از تجاری و غیرتجاری، نیازمند اخذ مجوزهای لازم خواهد بود. این مجوزها در حقیقت یک اجازه نامه برای فعالیت در محدوده قانون است و به این ترتیب نمی توان بدون آنها به اهداف لازم و ترسیم شده در مستندات شرکت رسید.

شرکت ها عبارت هستند از افرادی که با تجمیع در قالب یک نام به انجام فعالیت های مختلف می پردازند. این اشخاص می توانند به صورت حقیقی یا حقوقی تعریف شده باشند و منافع آنها از فعالیت های شرکت باید در قالب اسناد ذکر شده باشد.

مفهوم شرکت همان طور که از نام آن برمی آید، نوعی از مشارکت بین این موجودیت ها است و طبیعی است که خروجی و برآیند مالی یا غیرمالی بدست آمده از آن نیز باید به نسبت این مشارکت تقسیم شده باشد.

مدارک لازم برای ثبت شرکت

کلیه این مدارک رسمی را به صورت زیر می توان لیست کرد :

1. مدارک شناسایی شامل کارت ملی و شناسنامه همه افراد سهامدار : این مدارک باید به صورت کپی برابر اصل در دفاتر ثبت اسناد، رسمی شده باشد.
2. تقاضانامه رسمی با مهر و امضای شرکت و کلیه افراد سهامدار در شرکت
3. گواهی موسوم به “شرکت نامه” که عموما در دو برگ تهیه می شود و باید با توجه به دستورالعمل های مخصوص تنظیم گردد و امضای سهامداران روی آن درج گردد.
4. اساسنامه شرکت که به تایید نهادهای رسمی رسیده است، در دو نسخه و همراه با امضای سهامداران تحویل اداره ثبت شرکت ها گردد.
5. صورتجلسه رسمی مجمع عمومی
6. صورتجلسه رسمی تعیین اعضا هیات مدیره
7. صورتجلسه تعیین مدیریت عامل
8. گواهی مربوط به تایید شرکت مبنی بر عدم تعلق به دولت
9. گواهی رسمی عدم سوء پیشینه که باید برای تمامی اعضا تهیه شود
10. اخذ و ارائه مجوزهای لازم و استعلاماتی که معمولا از سوی نهاد رسمی برای نماینده شرکت تعیین می شود.

مشاوره رایگان ثبت شرکت

اگر فرصت کافی برای تماس ندارید و یا خارج از زمان اداری هستید، کافیست ظرف چند ثانیه فرم زیر را تکمیل کنید همکاران ما در اولین فرصت با شما تماس بگیرند.

مراحل لازم برای ثبت شرکت

برای ثبت یک شرکت تجاری باید پروسه مشخصی را طی نمود. این کار با مراجعه به نهاد اصلی و رسمی صدور مجوز فعالیت شرکت های تجاری آغاز می شود. با توجه به قوانین و مقررات کشور، اداره ثبت شرکت ها و مالکیت صنعتی به عنوان متولی این امر در کشور تعیین شده است.

تمامی افراد و شخصیت های حقیقی و حقوقی اعم از داخلی و خارجی قادر به ارائه درخواست ثبت شرکت به این سازمان هستند و هیچ محدودیتی از این بابت وجود نخواهد داشت. تنها عامل تعیین کننده از جانب فرد، تهیه برگه ای موسوم به سوء پیشینه است که این موضوع اخیرا از روال ثبت حذف شده است و تنها برای عضویت در هیات مدیره و عناوینی مانند مدیریت عامل یا بازرس شرط شده است.

در مورد شراکت اشخاص حقوقی برای ثبت یک شرکت جدید نیز کلیه محدودیت ها برداشته شده است و این موضوع به راحتی قابل پیگیری می باشد.

اداره ثبت شرکت ها، در دستورالعمل خود برای شرکت های خارجی هیچ مانعی را قرار نداده است و حتی حاضر است کلیه منافع آن را به صورت کامل در اختیار اشخاص خارجی قرار دهد. همچنین باید دقت کرد که به دلیل ثبت در داخل کشور، از این پس این شرکت به عنوان یک نهاد داخلی محسوب خواهد شد. همچنین از مهمترین الزامات برای شرکت های خارجی فعال در کشور، ثبت آنها در اداره ثبت شرکت های شهر تهران می باشد که حتما باید رعایت شود.

در نهایت برای ثبت هر شرکت در اداره ثبت شرکت ها، باید طبق قانون تجارت ماده 195، اسنادی را تحویل اداره مربوطه کرد.

 در وهله اول باید شرکت مورد نظر نامه ای را که حاوی مشخصات و کلیه موارد شناسنامه ای آن است، آماده کرده و تحویل اداره کند.

در گام دوم، شرکت موظف است، اساسنامه خود را بر مبنای قواعد داخلی و مقررات عمومی تنظیم کند و آن را به اسناد اضافه نماید. مجمع عمومی شرکت متشکل از کلیه اعضای رسمی و بازرس ها تشکیل شده و صورتجلسه این مجمع در اختیار نهاد دولتی قرار گیرد. هیات مدیره به عنوان بازوی اجرایی شرکت باید نسبت به تعیین مدیرعامل اقدام کند و همچنین دستورات مجمع در تعیین هیات مدیره نیز باید به این موارد پیوست گردد.

همچنین از گواهی سرمایه شرکت نیز باید برای ثبت آن در سازمان ثبت شرکت ها رونمایی شود. این شرکت در آستانه تاسیس، موظف است تمامی این مدارک و اسناد را در اولین ماه پس از تاسیس آماده کند و آگهی ثبت را در روزنامه های کثیرالانتشار به صورت رسمی ارائه دهد.

انواع شرکت ها

شرکت ها در ساختار عمومی و استاندارد خود به دو دسته تجاری و مدنی دسته بندی می شوند :

• شرکت های تجاری کاملا وابسته به فعالیت های مالی و کسب سود هستند و خروجی فعالیت های اعضای آن در انتهای هر سال مالی یا دوره زمانی مشخص شده، به صورت ارقام پول تعیین می شود. این شرکت ها کاملا از طریق آمار حسابداری و فاکتورهای بدهکار و بستانکار ارزیابی می شوند و خود به هفت زیر مجموعه مشخص تقسیم بندی می شوند :

1. شرکت های تجاری سهامی
2. شرکت های تجاری با مسئولیت محدود
3. شرکت های تجاری تضامنی
4. شرکت های تجاری مختلط غیرسهامی
5. شرکت های تجاری مختلط سهامی
6. شرکت های نسبی
7. شرکت های تعاونی تولید و مصرف

آنچه در شرکت های تجاری به عنوان مبنای اقدامات در نظر گرفته می شود، قانونی موسوم به “تجارت” است. عوامل و موسسان این شرکت های تجاری باید اقدام به نگارش اساسنامه و مدارک مربوط به راه اندازی آن کنند و این مدارک را برای ثبت در مراجع ذی صلاح تقدیم نمایند.

شرکت های تجاری پس از ثبت در مراجع مشخص شده، دارای شخصیت حقوقی می شوند و این شخصیت کاملا مستقل و جدا از تک تک شخصیت های حقیقی است که اقدام به ثبت آن نموده اند.

مالکیت بر دارایی ها، حساب های بانکی و هر نوع متعلقات برای این شخصیت حقوقی، تعریف مخصوص خود را دارد و هیچ ارتباطی به موسسان نخواهد داشت. همچنین در صورتی که تصمیمی برای فعالیت در این شرکت گرفته شود، با اکثریت آراء هیات مدیره یا هر نهاد تصمیم ساز دیگر، قابل اجرا خواهد بود و نیازی به آراء تمام نفرات و شخصیت ها نخواهد بود.

• شرکت های مدنی دسته دیگری از این مفهوم هستند که منافع مالی ندارند. این شرکت ها مبتنی بر فعالیت های چند مالک حقوقی در منافع حاصل از یک موجودیت واحد پایه گذاری شده اند. به بیان ساده تر زمانی که چند شخصیت حقوقی، در یک دارایی خاص، منافع مشترک داشته باشند، شرکت مدنی تشکیل خواهد شد و این شرکت با تقسیم بندی منافع از آن دارایی به خودی خود منحل می شود. نیازی به ثبت شرکت های مدنی در سازمان های مربوطه نیست و یک قرارداد ضمنی این شراکت را تایید می کند. شرکت های مدنی به همین دلیل هیچ ماهیت و هویت مستقل از شخصیت های دخیل در خود ندارند. این موضوع دقیقا نقطه مقابل شرکت های تجاری محسوب می شود. همچنین بدیهی است که به این نکته اشاره کنیم در شرکت های مدنی، باید تصمیم گیری ها مبتنی بر آرای کلیه اعضاء باشد و اکثریت برای اخذ یک تصمیم اکتفا نخواهد کرد.

با توجه به این توضیحات کاملا مشخص است که شرکت های تجاری نیاز به ثبت در سازمان های متبوعه دارند و باید از قواعد مشخصی پیروی کنند. این پروسه به عنوان یک قاعده کلی، برخی از اقدامات لازم را در خود جای داده است که باید به صورت دقیق توسط موسس یا موسسان پیگری شود. در ادامه به روند ثبت شرکت های تجاری خواهیم پرداخت.

روند و مزایای ثبت شرکت های تجاری

ثبت شرکت ها عبارت است از تنظیم یک توافقنامه و قرارداد میان کلیه اعضای آن تا بتوانند فعالیت های خود را در چارچوب قانون تعریف کنند. این توافقنامه از طریق قانون تجارت تنظیم می شود و مبنای آن نیز قواعد و قوانینی است که در آن ذکر شده است. کاملا طبیعی است که بدون طی روند مشخص شده از طریق مجاری قانونی و اخذ مجوزهای فعالیت، شرکت قادر به ابراز موجودیت رسمی نخواهد بود و هیچ هویت حقوقی ای به آن تعلق نمی گیرد.

حتی در حالتی که این فعالیت ها از سوی سازمان های ناظر، خارج از استانداردها باشد، می تواند منجر به توقف کامل آن نیز بشود. بنابراین موسسان و علاقه مندان به تاسیس شرکت های تجاری، در همان ابتدای آغاز فعالیت خود اقدام به کسب این مجوزها خواهند کرد و از منافع زیر برخوردار می شوند :

• هویت

شرکت های تجاری برای فعالیت در بازارهای مالی باید دارای هویت باشند. این هویت که بعدها همراه با برند ثبت شده تبدیل به نامی شناخته شده در عرصه تجارت می شود، به صورت مستقل امکان تملک دارایی ها، انجام فعالیت های اقتصادی و سایر موارد مشابه را خواهد داشت. همین موضوع سبب می شود که اعتبار شرکت در مواجهه با سایر طرفین قراردادها و معاملات بیشتر شود و صحت و سقم سابقه آنها از سوی نهادهای رسمی تایید شود. بنابراین باید نسبت به این موضوع اهمیت بیشتری قاءل شد و حتما نسبت به ثبت شرکت و اخذ مجوزهای لازم اقدامات را انجام داد.

• قوانین

ثبت شرکت یک روال قانونی و الزامی است. طی نمودن این روال نتیجه اقداماتی است که تاییده مقامات مسئول را به همراه خود دارد. این تاییدیه به منزله پایبندی به قانون و انضباط مالی و اداری شرکت می شود.

• الزامات معاملاتی

اغلب طرفین قراردادهای مالی، برای جستجو در مورد سوابق و اعتبار شرکت به وب سایت ها، روزنامه ها و نهادهای گزارش دهنده مراجعه می کنند تا نسبت به تایید آن اطمینان لازم را داشته باشند. معمولا در انعقاد این معاملات، اولین مرحله از سوی شرکت های معتبر همین روند خواهد بود و در صورتی که اقدامی برای کسب مجوزها و ثبت شرکت نشده باشد، با بی اعتمادی روبه رو می شوند و به احتمال زیاد سبب لغو این مبادلات اقتصادی و مالی خواهد شد. این موضوع یک قانون مدون در سیستم اداری کشور محسوب می شود و صراحتا اعلام شده است که شخصیت های حقوقی و حقیقی می توانند نسبت به کسب اطلاعات لازم به مراجع ذی صلاح مراجعه نمایند.

• قراردادهای رسمی

هرگونه معامله و نوشته ای در راستای منافع شرکت های ثبت شده، به منزله اسناد رسمی است و امکان نفی آنها وجود نخواهد داشت. به همین دلیل از قراردادهای نوشته شده میان شرکت های رسمی می توان پیگیری های لازم برای اجرا و استیفای حق را انجام داد. این در حالی است که در غیر این صورت، اثبات معاملات و قراردادها دردسرهای خاص خود را خواهد داشت و می تواند منجر به کلاهبرداری های احتمالی شود. علاوه بر این، شرکت می تواند از مزیت های مالی ارائه شده توسط بانک ها و سایر نهادها مانند بورس و اوراق بهادار برخوردار شود.

نکات مهم در مورد ثبت شرکت ها

• در سال های اخیر با توجه به تعداد تقاضاهای ثبت شرکت در سامانه های مختلف، اداره ثبت متقاضیان را ملزم به ورود اطلاعات سهامداران و کلیه افراد متقاضی تاسیس در سامانه مشخصی به نام “ثنا” کرده است. آنها با ثبت نام در این سامانه موفق به دریافت کدی می شوند که مربوط به پرونده آنها بوده و سوابق مرتبط را در سال های آینده حفظ خواهد کرد و در صورت نیاز به سادگی قابل بازیابی خواهد بود. با راه اندازی سامانه ثنا تقریبا کلیه مراحل اولیه ثبت شرکت های تجاری به صورت رایانه ای انجام می شود و راهنمای بسیار کارآمدی در هر بخش می تواند کاربران را به خوبی هدایت کند.
• در مورد هزینه های ثبت شرکت های تجاری، باید به تعرفه های متفاوت نسبت به سال های مختلف اشاره کرد که معمولا از سوی سازمان ثبت به متقاضیان اعلام می شود. نکته اساسی و بسیار مهم دیگر، ملاحظات مربوط به نام شرکت است. این نام باید از اسامی فارسی باشد و هیچ تضادی با عرف جامعه و اسلام نداشته باشد. تنها از حروف استفاده شده و هیچ عددی در آن به کار نرفته باشد. همچنین نباید از اسامی افراد خاص معاصر در این نامگذاری ها استفاده کرد.

با توجه توسعه کسب و کارها و علاقه مندی افراد به فعالیت های قانونمند در این حوزه ها، تمایل به ثبت شرکت های مختلف افزایش یافته است و طبیعتا این موضوع با ارائه راهکارهای مختلف به سرعت انجام می شود و حذف موانع قانونی و آماده سازی سریع مدارک، کمک بهینه ای در این مسیر به شخصیت های حقیقی و حقوقی خواهد کرد. برای مشاوره و ثبت شرکت می توانید با کارشناسان ما در نوین ارقام تماس بگیرید.