تحریر دفاتر قانونی از سری مسئولیت های حسابداران کسب و کارهایی است که ملزم به پرداخت مالیات می باشند. هر شرکت و موسسه ای که باید مالیات پرداخت کند نیاز است که اصول طراحی دفاتر قانونی را بداند. در واقع این شرکت ها باید فعالیت های اقتصادی خود را در این دفاتر ثبت کرده و به سازمان امور مالیاتی تحویل دهند. برای کسب اطلاعات بیشتر در این باره در ادامه مطلب با ما همراه باشید.
تحریر دفاتر قانونی چیست؟
با توجه به ماده ۶ قانون تجارت همه بنگاه های اقتصادی به غیر از کسبه جز باید همه امور مالی خود را ثبت کنند. در واقع همه واحدهای تجاری که مشمول مالیات هستند باید این رویدادها را در دفاتری با عنوان دفاتر قانونی حسابداری ثبت کنند. از این دفاتر برای تعیین مالیات استفاده می شود. همانطور که در شروع مطلب به آن اشاره کردیم طرح دفاتر قانونی بر عهده حسابدار شرکت می باشد. حسابداران موظف هستند که همه فعالیت های اقتصادی شرکت یا موسسه را به صورت دقیق در دفاتر حسابداری ثبت کنند. دفاتر حسابداری در کل از دو دسته دفاتر رسمی و دفاتر قانونی تشکیل شده اند دفاتر قانونی شامل دفتر روزنامه و دفتر کل و دفتر مشاغل می باشد. حسابداران باید پس از تکمیل دفاتر قانونی آن را به سازمان امور مالیاتی تحویل بدهند.
دفاتر قانونی برای سازمان امور مالیات بسیار ارزش بالایی دارند به طوری که طبق قانون مالیات مستقیم باید در تکمیل این دفاتر دقت کامل به عمل آید. دفاتر قانونی باید توسط افراد متخصص تحریر شود در واقع نحوه نوشتن دفاتر قانونی و ثبت اطلاعات در این دفاتر با قوانین خاصی انجام می شود که این مسئله در بین حسابداران به یک دغدغه بزرگ تبدیل شده است. از این جهت ما در این محتوا قصد داریم شما را به صورت کامل با دفاتر قانونی آشنا کنیم. همچنین همکاران ما به صورت شبانه روزی آماده ارائه مشاوره در خصوص ثبت دفاتر قانونی و امور مالیاتی به شما هستند.
همه ی مجموعه ها می بابست دفاتر قانونی داشته باشند؟
در در ابتدا باید متذکر شویم که برای تحریر دفاتر قانونی در شرکت ها و بنگاه های اقتصادی اجبار قانونی وجود دارد در واقع همه مجموعه های اقتصادی باید دفاتر قانونی اعم از دفاتر روزنامه و دفاتر کل را دارا باشند. برای بررسی دقیق تر این موضوع باید بگوییم که در آیین نامه تحریر دفاتر قانونی مشاغل در سه گروه قرار می گیرند که به شرح زیر می باشد
- گروه اول: مجموع مبلغ فروش کالا و خدمات سال قبل یا ده برابر درآمد مشمول مالیات قطعی شده (قبل از کسر معافیت) طبق آخرین برگ مالیات قطعی (مجموع اصلی و متمم) عملکرد سال 1391 و به بعد که تا تاریخ دی ماه سال قبل از شروع سال مالیاتی ابلاغ شده باشد، هر کدام بیشتر از مبلغ سی میلیارد و بیشتر باشد.
ازجمله مشاغلی که فارغ از حجم فعالیت و با توجه به حوزه کاری در گروه اول قرار می گیرند به شرح زیر می باشد:
- واردکنندگان و صادرکنندگانی که کارت بازرگانی دارند
- صاحبان کارخانه ها و واحدهای تولیدی و بهره برداران معادن دارای جواز تأسیس و پروانه بهره برداری از وزارتخانه ذی ربط
- صاحبان هتل های سه ستاره و بالاتر
- صاحبان بیمارستان ها، زایشگاه ها، کلینیک های تخصصی
- صاحبان مشاغل صرافی
- فروشگاه های زنجیره ای دارای مجوز فعالیت از وزارتخانه ذی ربط
- گروه دوم: مجموع مبلغ فروش کالا و خدمات سال قبل یا ده برابر درآمد مشمول مالیات قطعی شده (قبل از کسر معافیت) طبق آخرین برگ مالیات قطعی (مجموع اصلی و متمم) عملکرد سال 1391 و به بعد که تا تاریخ پایان دی ماه سال قبل از شروع مالیاتی ابلاغ شده باشد، هر کدام بیشتر از مبلغ ده میلیارد و تا سی میلیارد ریال باشد.
- گروه سوم: مودیانی که در گروه های اول و دوم قرار نمی گیرند، جز گروه سوم محسوب می شوند.
با توجه به ماده ۹۵ قانون مالیات های مستقیم که درباره همه چیز تحریر دفاتر قانونی توضیح داده گروه های شغلی اول و دوم مشمول تحریر دفاتر قانونی و تحویل آنها به حوزه های مالیاتی می باشند. برای کسب اطلاعات بیشتر در این حوزه می توانید به توضیحات بند 95 قانون مالیات های مستقیم رجوع کنید.
لزوم وجود دفاتر قانونی
شاید برای شما سوال پیش آمده باشد که همیت تحریر این دفاتر چیست و چرا باید آنها را نگهداری کرد؟ در واقع با توجه به ماده ۳۴ قانون مالیات بر ارزش افزوده باید دفاتر قانونی ثبت شده توسط مجموعه های اقتصادی طی ۱۰ سال نگهداری شود برای این کار بهترین روش نوشتن آنها در دفاتر مربوطه می باشد. در نتیجه با توجه به قانون تجارت شرکت های مشمول مالیات باید تمام گردش مالی، اطلاعات دقیق هر یک از حساب ها و مانده آنها، طبقه بندی اطلاعات مالی مجموعه بر اساس تاریخ و نمایش کامل اطلاعات هر رویداد همراه با طرفین حساب مربوطه را در این دفاتر به تحریر برسانند و آنها را به حوزه های مالیاتی ارائه دهند.
با دسته بندی اطلاعات مربوطه که در دفاتر قانونی ثبت می شوند دسترسی های بعدی به این اطلاعات آسان تر شده و از یک نظم خاصی برخوردار می شوند. علاوه بر آن در این دفاتر اطلاعات کاملی راجع به تاریخ، مقدار معامله، بدهکاری و بستانکاری ثبت می شود. با ثبت این موارد اشتباهات شایع در حسابداری به خصوص در زمان ثبت معاملات و رویدادهای مالی یا هر اشتباه دیگری در تکرار و یا عدم نوشتن موارد از بین می رود.
قوانین تحریر دفاتر قانونی
تحریر دفاتر قانونی یکی از وظایف حسابداران مجموعه اقتصادی می باشد البته ما در نوین ارقام با رعایت اصول تخصصی تحریر دفاتر قانونی با دارا بودن افراد مجرب صفر تا صد این کار را برای شما انجام می دهیم. قانونی پیچیدگی زیادی ندارد اما از حساسیت بالای برخوردار است چرا که عدم رعایت یکی از موارد کوچک در تحریر این دفاتر قانونی باعث جریمه و خط خوردگی آن. در ابتدا باید بگوییم که با توجه به ماده ۹۵ قانون مالیات های مستقیم حداکثر فرصت ثبت دفاتر قانونی ۱۵ روز می باشد. در صورت ثبت رویداد مالی پس از ۱۵ روز قانونی شما بی اعتبار خواهد شد. در ادامه به نکاتی راجع به تحریر و قوانین دفاتر قانونی پرداخته ایم:
- ثبت صفحات مجزا برای هر یک از حساب های پرداختی دارایی نامشروط و غیره
- رعایت ترتیب انعکاس حساب ها به صورتی که در ابتدا دارایی ها بعد بدهی ها و در آخر سرمایه نوشته شود.
- بستن انتهای حساب با خط مورب برای جلوگیری از سوء استفاده های احتمالی
- ثبت جمع مانده بدهکار و بستانکار در پایان هر صفحه
- ثبت شماره سند حسابداری رویدادهای مالی به ترتیب و از صفر
- تکمیل موارد مربوط به ستون تاریخ
- ثبت خلاصه رویدادهای حسابداری
- ثبت حساب بستانکار در خط پایین تر از حساب بدهکار و کمی با فاصله از سمت راست
- نوشتن “منقول از صفحه قبل ” در اول سطر هر صفحه و همچنین نوشتن “نقل به صفحه بعد ” در آخر سطر هر صفحه
- ثبت رویدادهای مالی با توجه به استانداردهای حسابداری به صورت روزانه و با قید تاریخ وقوع حداکثر تا ۱۵ روز
- در صورت استفاده از سیستم الکترونیکی موظف هستید از ویژگی ها معیارها و ضوابطی که سازمان اعلام کرده پیروی کنید
- در صورت وجود اشتباه در شماره گذاری صفحات اعتبار دفتر قانونی پایین نخواهد آمد
- نوشتن متن دفاتر قانونی با مداد و وسایل نوشتاری که در طی زمان پاک می شود ممنوع می باشد.
- برای ثبت رویدادهای حسابداری در دفاتر قانونی باید نماینده اداره ثبت اسناد و یا ادارات امور مالیاتی برگه را امضا پلمپ و ثبت کند.
- هر دفتر قانونی برای ثبت امور مالی همان سال است استفاده از یک دفتر برای ثبت امور مالی ۲ سال ممنوع می باشد.
- امور مالی هر روز باید همان روز در دفتر ثبت شود در صورت تاخیر اگر اداره مالیات تشخیص به عدم سوء استفاده کند تا ۱۵ روز مجاز است.
تحریر دفاتر قانونی توسط چه کسی انجام میشه؟
بطور معمول تحریر دفاتر قانونی توسط حسابدار مجموعه اقتصادی انجام می شود. ولی به علت حساسیت بالای تحریر دفاتر قانونی توصیه می کنیم از متخصص انجام این کار در شرکت های خود بهره بگیرید. همکاران ما در نوین ارقام بصورت شبانه روزی آماده ی ارائه ی مشاوره و انجام امور مالی و مالیاتی شما هستند. برای تحریر و ثبت دفاتر قانونی شرکت خود با شماره های درج شده در سایت تماس بگیرید.
جریمه ی خط خوردگی دفاتر قانونی
هر سال کارشناس مالیاتی دفاتر قانونی شرکت را مورد بررسی قرار می دهد در صورت عدم تایید دتر قانونی توسط این کارشناس قانونی رد می شود. اگر در زمان رسیدگی کارشناس مربوطه درآمد و هزینه ها را به خوبی تمیز ندهد یا متوجه شود که در دفاتر قانونی اطلاعات اشتباهی درج شده و یا در ثبت اطلاعات کم کاری شده است مالیات مربوط به شرکت به صورت علی الراس محاسبه می شود. در مالیات علی الراس هزینه ها از درآمد کسر نمی شود و مالیات مربوطه بر اساس حجم فروش تعیین می گردد که این امر باعث افزایش مالیات شرکت نسبت به حالت عادی می شود. علاوه بر آن رد دفاتر قانونی در بیشتر موارد به علل زیر می باشد:
- استفاده از یک دفتر برای ثبت امور مالی چند سال
- ثبت موارد ساختگی در دفاتر قانونی
- عدم ثبت برخی از فعالیت های مالی مرتبط با شعب شرکت
- وارد شدن دفاتر قانونی از پلمپ
- رعایت نکردن اصول نگارش در دفاتر قانونی و وجود صفحات سفید زیاد
- عدم نوشتن موارد روی خطوط و ثبت موارد اضافی به صورت مورب یا دربین خطوط
- تاخیر بیشتر از حد مجاز در تحریر دفاتر قانونی
در صورتی که در ثبت و ارائه دفاتر قانونی شرکت خود تغییر کنید جریمه ای برای آن از سوی اداره مالیات در نظر گرفته می شود با توجه به قانون جریمه اعمالی حدود ۲۰ درصد از مبلغ مالیات می باشد. همچنین در نظر داشته باشید که با رد دفاتر قانونی نیز مطابق قانون ۱۰ درصد مبلغ مالیات به عنوان جریمه دریافت خواهد شد. امروزه با روی کار آمدن نرم افزارهای حسابداری خطای تنظیم و تحریر دفاتر قانونی به حداقل رسیده است و عموماً تاخیری در ثبت این دفاتر صورت نمی گیرد.
در ادامه این بخش شاید برایتان سوال باشد که آیا با وجود خط خوردگی در دفاتر قانونی این دفاتر توسط کارشناس مربوطه رد خواهد شد در جواب این سوال باید بگوییم که تصحیح اشتباهات با خط زدن موارد و موجب رد دفاتر قانونی نمی شود ولی در صورت وجود خط خوردگی های نامتعارف به تعداد بالا در صفحات به نظر کارشناس مربوطه بستگی دارد.
